La coordinación de actividades empresariales desde el punto de vista legal exige el control documental de contratas y subcontratas, y es recomendable realizarlo también para la maquinaria y vehículos que se va a utilizar en los trabajos a desarrollar dentro de las instalaciones.
Además de la documentación mínima exigida por el Real Decreto 171/2004, hay muchos trabajos donde se aconseja solicitar a las empresas que certifiquen por escrito las acreditaciones legales para desempeñar determinadas actividades. Por ejemplo, para empresas mantenedoras de instalaciones de baja tensión se recomienda solicitar copia de presentación de declaración responsable y certificados de los trabajadores autorizados/cualificados según el Real Decreto 614/2001.
El control de toda esa documentación implica:
- Realizar un análisis previo, lo más exhaustivo posible, para determinar qué documentos son imprescindibles para la coordinación. En este paso es recomendable seleccionar sólo aquello que de verdad pueda garantizar la seguridad.
- Disponer de personal continuamente en contacto con las contratas, para solicitar y recordarnos que nos envíen aquello que necesitamos.
- Explicar claramente qué necesitamos, en ocasiones no se utiliza la misma nomenclartura para un mismo elemento lo cual lleva a confusiones. Es imprescindible detallar claramente a qué se refiere cada archivo solicitado a contratas/subcontratas.
- Validación de documentación, cuando se recibe la información (evaluación de riesgos, planificación preventiva, acreditaciones…) debe revisarse para chequear si cumplen con la legislación y con los protocolos exigidos en la organización.
- Mantener la información actualizada, a veces se comete el error de pensar que se puede solicitar una única vez y estar tranquilo, no se tiene en cuenta el periodo de validez de cada elemento. En el día a día esto implica muchos avisos y llamadas hasta que la contrata facilita sus acreditaciones.
Hoy en día hay herramientas informáticas que nos ayudan a mantener esta documentación, mejorando enormemente los tiempos que se dedican a estas funciones. Desde NetEnvira se ofrece el software EcoGestor CAE para automatizar al máximo el control de la documentación, pero esto no exime al prevencionista de determinar qué solicitar a la contrata y la validación de estos archivos.
Para una total externalización del control documental, el servicio EcoGestor CAE se ofrece en modalidad outsorcing, es decir, nuestros técnicos se ocupan de todo. Un equipo de personas se asigna a cada proyecto para optimizar los recursos y disponer en un plazo mínimo de tiempo de toda la documentación actualizada y revisada para que las contratas puedan desempeñar las labores para las que fueron contratadas, con la seguridad de que están al día en sus obligaciones legales. De esta forma, los prevencionistas del empresario principal pueden dedicarse principalmente al trabajo “de campo”, potenciando acciones participativas y colaborativas que permitan un alto grado de relación entre las empresas que concurran en la organización.
