La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es un proceso necesario para asegurar la seguridad y cumplimiento de las empresas que colaboran en un mismo lugar de trabajo.
Ya sabemos que una plataforma CAE es un herramienta que facilita la gestión y coordinación de actividades empresariales entre diferentes empresas para garantizar el cumplimiento de la normativa en seguridad laboral y prevención de riesgos.
Cuando una empresa tiene varias delegaciones, el principal debe asegurar que la documentación que las contratas deben entregar en todas las sedes sea la misma y que el proceso en el despliegue de la normativa de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) sea más sencillo.
Además, si tus contratas tienen dificultades en la carga de la documentación es importante que la empresa que presta los servicios de coordinación les facilite el trabajo a las contratas. Esto se consigue con la CAE inversa, una gran herramienta para que se centren en su trabajo y no en el papeleo.
Nuestros 15 años de experiencia y el trabajo diario con cientos de empresas nos han permitido resumir en 5 puntos lo que debe tener una plataforma de Coordinación de Actividades Empresariales:
- Cumplimiento normativo: una buena plataforma debe permitir personalizar el procedimiento de coordinación de forma electrónica. Debe poder adaptarse a los cambios normativos que puedan surgir en el futuro y habilitar las fechas de entrada en vigor y, también, se debe saber la agilidad del sistema para la modificación de los requisitos.
- Funcionalidades específicas: cada empresa tiene unas necesidades y unos requisitos específicos en la coordinación de actividades empresariales. Por la tanto, la plataforma CAE que elijas debe ofrecer todas las especificaciones que necesitas para tu negocio. Por ejemplo, entre las más importantes e encuentran el tratamiento del alta de los proveedores y las subcontratas. La gestión de los documentos y certificaciones o la asignación de tareas y roles a los usuarios de la plataforma.
- Interfaz intuitiva y fácil de usar: una plataforma debe ser fácil de usar, tanto para su empresa como para los proveedores y subcontratistas que entran en ella. Debe ser intuitiva y amigable, ya que así se facilitará el uso para todos. Además, debe ofrecer soporte la capacitación adecuada para asegurar un uso efectivo y eficiente. También es interesante que la plataforma tenga cursos online para entender y practicar el funcionamiento, así los usuarios pueden aprender a su ritmo el funcionamiento y las prestaciones.
- Integración con otros sistemas: no menos es importante, ya que la coordinación puede implicar la interacción con otros sistemas y herramientas de gestión. Debes asegurarte que la plataforma se compatible e integrable con otros sistemas, como ERP, el control de accesos y sistemas de gestión de calidad entre otros. De esta manera, conseguiremos una gestión más eficiente y sin incidencias.
- Servicio de soporte y atención al cliente: debes cerciorarte que la plataforma cuenta con un servicio de soporte técnico accesible en caso de cualquier duda o problema. Además, es importante que cuente con actualizaciones y mejoras continuas. También debe disponer de una atención al cliente proactiva, es decir para garantizar el éxito en el uso de la herramienta. Además, no menos importante es la atención telefónica en varios idiomas, tanto por teléfono como por correo electrónico y que la plataforma se pueda utilizar en varios idiomas.
En resumen, a la hora de elegir una plataforma para la CAE de tu empresa debes evaluar las necesidades y requisitos específicos, comparar las opciones que te ofrece el mercado y seleccionar una plataforma que se ajuste mejor a tus necesidades. Tampoco puedes olvidar a tus contratas que deben tener un servicio de atención ágil para explicarles cómo conseguir la documentación y que no tengan problemas en el acceso al centro de trabajo.
