En este blog hemos hablado muchas veces del cumplimiento de los plazos en la gestión documental. Se debe garantizar el cumplimiento de la norma en un tiempo razonable para no retrasar el inicio de los trabajos contratados.
Tampoco podemos olvidarnos de los imprevistos y urgencias que, aunque no ocurren siempre, pueden pasar. En en estas situaciones es cuando se necesita una respuesta rápida y efectiva desde las plataformas online de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).
Hay sectores más expuestos a los problemas que se puedan producir si no se cumplen los plazos de la normativa CAE, entre éstos tenemos al del transporte y la carga y la descarga.
Normalmente estos sectores no saben con suficiente antelación dónde tienen que ir, es decir el centro de trabajo de la empresa principal. Este es uno de los motivos que puede dificultar el intercambio de información y documentación entre la contrata y el cliente antes de ir al lugar de descarga.
Además, tampoco saben con suficiente antelación si otras empresas van concurrir en el mismo centro de trabajo en el que tienen que prestar sus servicios logísticos.
Si partimos de la base que todas las empresas externas que concurren en un centro de trabajo y, coinciden con otras, deben cumplir la normativa CAE, las empresas transportistas no están exentas.
Pero la falta de previsión en servicios como el transporte ha provocado que durante mucho tiempo éstos hayan quedado “exentos” de la gestión documental pero deben cumplir la normativa como todas las contratas que acuden a otra empresa para prestar sus servicios.
¿Cómo podemos ayudarte desde nuestras plataformas online?
Desde UCAE Empresas y UCAE Plus, nuestras plataformas de gestión documental, hemos conseguido que miles de empresas ahorren tiempo y dinero, ya que gracias a ellas los departamentos de prevención y administración dejan de convertirse en almacenes de papeles, y han conseguido digitalizar todo el proceso.
Podemos afirmar que la gestión documental ha supuesto un ahorro de tiempo y recursos, tanto para las empresas principales como para contratas y proveedores.
Aunque una parte importante de la gestión documental es la digitalización no podemos olvidar que la revisión de la documentación en unos plazos concretos es importantísima y no todas las plataformas ofrecen un plazo de revisión concreto y se comprometen a cumplirlo.
Tanto empresas externas como empresas principales necesitan tener la garantía de un plazo concreto entre la entrega de la documentación y su validación. Por ello nuestras plataformas CAE, tanto UCAE Empresas como UCAE Plus, garantizan a nuestros clientes, empresas principales y contratas respectivamente, la revisión documental CAE en un plazo máximo de 48h.
La misión de las plataformas de Coordinación de Actividades Empresariales va mas allá de ofrecer un software online que agilice y organice la gestión documental gracias a la tecnología, prestando una atención y un soporte humano en la gestión y tramitación de la documentación.
Además, también deben garantizar el cumplimiento de la normativa CAE y de Prevención de Riesgos Laborales sin que ello suponga un retraso en el inicio de su actividad.
Para ello contamos con un equipo humano cualificado y comprometido capaz de ofrecer calidad en la validación y rapidez en la respuesta. No es sencillo, pero es en lo que nos esforzamos en nuestro día a día.
