No son pocos los autónomos que se encuentran con dificultades a la hora de abordar la gestión CAE (Coordinación de Actividades Empresariales). Un papeleo previo a la realización de los trabajos contratados por una empresa principal que generan dudas, ansiedades, y algún que otro mosqueo, a muchos trabajadores por cuenta propia.
Vamos a intentar aclarar algunas de las dudas, errores o malentendidos más comunes con los que nos encontramos en la gestión CAE de numerosos autónomos que llaman a nuestra plataforma UCAE.
La gestión de la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales es obligada para todos aquellos trabajadores por cuenta propia y ajena que concurren en un mismo centro de trabajo u obra. Esta concurrencia es la que hace imprescindible el cumplimiento de la normativa CAE, razón de ser de las plataformas de gestión documental CAE.
Los tres supuestos de autónomos
En primer lugar tenemos que diferenciar tres supuestos en los que podemos encontrar a los autónomos en relación a la gestión de la documentación CAE.
- Autónomo con asalariados. La normativa equipara a los autónomos con asalariados con cualquier empresa con trabajadores. Independientemente del volumen de su negocio, facturación o su forma jurídica, estos autónomos tienen las mismas obligaciones que cualquier empresa en materia de seguridad y salud. Por tanto, dependerá del autónomo la totalidad de la gestión CAE en las plataformas de coordinación de los clientes.
- Autónomos sin asalariados subcontratados por una empresa. Cuando una empresa contrata a un autónomo sin asalariados para la realización de unos trabajos en concurrencia con otras empresas y trabajadores, será esta empresa la responsable de la gestión de la documentación CAE que corresponde al autónomo:
- Información y formación sobre los riesgos del puesto de trabajo
- Autorización para la realización de trabajos con riesgos específicos
- Formación específica para la realización de trabajos con riesgo
- Entrega de equipos de protección individual (EPI)
- Información y autorización sobre el uso de la maquinaria y equipos de trabajo
- Aptitud médica
- Pago tasa de autónomos
- Formación del convenio correspondiente (en obras de construcción)
- Cualquier documento del cliente (empresa principal) que haga referencia a los deberes de cooperación, información e instrucción en el centro de trabajo.
La empresa que contrata al autónomo podrá solicitarle la documentación necesaria (información y formación de los riesgos, aptitud médica, entrega de EPI y formaciones específicas, pago de autónomos…). Y encargarse de gestionarla a través de la plataforma CAE de la empresa principal.
Aunque esta misma empresa también puede, a través de su servicio de prevención, generar la documentación PRL del autónomo subcontratado. Pero ésta documentación solo le servirá al autónomo cuando trabaje contratado con esta empresa, no cuando trabaje subcontratado por cualquier otra o en solitario. Razón de más para que el autónomo sin asalariados disponga de su propia documentación PRL.
Si se trata de una obra de construcción y el autónomo pertenece al convenio del sector de Construcción o Metal, deberá disponer siempre y previamente de la formación PRL correspondiente a dicho convenio.
Para ayudar a los autónomos en el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos, así como de Coordinación de Actividades Empresariales, el Instituto de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) pone a disposición de autónomos y microempresas la página web Prevención10. Una útil herramienta que permite generar tu propia evaluación de riesgos o componer tu propio plan preventivo.
- Autónomo sin asalariados concurrente en un centro de trabajo u obra. En este supuesto la gestión de la documentación CAE a través de la plataforma de la empresa principal deberá realizarla él mismo. La documentación que esté obligado a tramitar dependerá del puesto de trabajo y del sector de actividad al que pertenezca. Así como de los propios requerimientos del cliente (empresa principal).
Si el autónomo pertenece al sector de la Construcción o del Metal y va a concurrir en un centro de obra deberá disponer, además de la documentación anteriormente citada, de la documentación CAE propia de la empresa:
- Modalidad preventiva
- Evaluación de riesgos y planificación de las medidas preventivas
- Seguro de Responsabilidad Civil
- Certificado de corriente de pagos con la SS
- Certificado de corriente de pagos con la Agencia Tributaria
- Pago del IAE (en el caso de facturar más de un millón de euros anuales)
- Listado y documentación de vehículos y maquinaria a utilizar en los trabajos.
- Documento de asociación con la mutua de accidentes
Y queda exento de documentos como la inscripción en el REA, el seguro de Accidentes Colectivos, o el RLC y RNT, por carecer de trabajadores asalariados.
La gestión documental en las plataformas CAE
Tanto los autónomos como las empresas deben tener en cuenta que la documentación solicitada por sus clientes puede variar en función de los requerimientos y necesidades del sector de actividad de la empresa principal. El mismo motivo explica que el periodo de validez de los documentos sea dispar entre empresas principales.
La variedad de documentación, su exigencia de actualización periódica, los requisitos particulares del empresario principal, y los diferentes periodos de validez no hacen fácil la gestión documental CAE.
Si a ello añadimos la disparidad de plataformas CAE existente y sus diversas formas de funcionamiento, podemos entender las dificultades de los autónomos a la hora de encararse con la gestión CAE.
En respuesta a esta problemática, nuestra plataforma UCAE Plus está diseñada y pensada para que autónomos y microempresas solo tengan que cargar la documentación una vez, en UCAE Plus. De la gestión, actualización y distribución de la documentación CAE en las diferentes plataformas de los clientes ya se encarga nuestro equipo de técnicos de Coordinación, con amplia experiencia en nuestra plataforma madre UCAE.
Con la plataforma UCAE Plus, autónomos y microempresas solo tienen que ocuparse de planificar sus trabajos, ya se hace cargo nuestro equipo de que el día del acceso al centro de trabajo u obra esté toda la documentación correcta.
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