El tiempo no vale oro, vale más que el oro. Y a ninguna empresa le conviene perder ni lo uno ni lo otro. Por ello la gestión documental a través de las plataformas CAE debe garantizar el cumplimiento de la norma en un plazo razonable para no retrasar el inicio de los trabajos contratados.
Imprevistos y urgencias en los centros de trabajo
Siempre hay imprevistos y urgencias en los centros de trabajo. Éstos necesitan una respuesta rápida y efectiva desde la plataforma online de Coordinación de Actividades Empresariales utilizada.
Hay servicios como el transporte y la carga y descarga que tienen mayor problemática en el cumplimiento a tiempo de la normativa de CAE y Prevención de Riesgos Laborales porque:
- La mayoría de las veces no saben con tiempo suficiente el centro de trabajo o la empresa principal en la que tienen que realizar la carga y descarga. Lo que dificulta que el intercambio de información entre contrata y cliente se realice antes del inicio de la actividad.
- Tampoco saben con suficiente antelación si van a concurrir con otras empresas en el centro de trabajo en el que tienen que cargar y descargar la mercancía.
La falta de previsibilidad de servicios como el transporte ha favorecido que durante mucho tiempo éstos hayan quedado “exentos” de la gestión documental. Justificado por la dificultad que plantean normalmente en los plazos. Pero ésta ya no es una opción. La obligatoriedad de la norma CAE es para cualquier tipo de empresa externa que accede a los centros de trabajo y concurre con otras empresas.
La agilidad de la revisión documental en las plataformas CAE
El proceso de solicitud, entrega, revisión y validación de la documentación CAE dejó de convertir las mesas de los departamentos de prevención y administración en trincheras de documentos. El proceso se ha digitalizado totalmente gracias a la aparición de plataformas online de Coordinación de Actividades Empresariales, como UCAE o UCAE Plus.
La transformación digital de la gestión de Coordinación de Actividades Empresariales ha supuesto un ahorro de tiempo y recursos enorme, tanto para empresas principales como para contratas y proveedores.
Pero, aunque la transformación digital permite acortar los plazos de esta gestión, muchas veces no es suficiente. Y no todas las plataformas CAE ofrecen un plazo de revisión concreto y se comprometen a cumplirlo.
Tanto empresas externas como empresas principales necesitan tener la garantía de un plazo concreto entre la entrega de la documentación y su validación. Por ello nuestras plataformas CAE, tanto UCAE como UCAE Plus, garantizan a nuestros clientes, empresas principales y contratas respectivamente, la revisión documental CAE en un plazo máximo de 48h.
La misión de las plataformas de Coordinación de Actividades Empresariales no es solo la de ofrecer un software online que agilice y organice la gestión documental gracias a la tecnología.
Su objetivo es garantizar el cumplimiento de la normativa CAE y de PRL sin que ello suponga un retraso en el inicio de la actividad. Para ello contamos con un equipo humano cualificado y comprometido capaz de ofrecer calidad en la validación y rapidez en la respuesta. A veces no es sencillo, pero es lo que procuramos.
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