Planifica, gestiona, registra, modifica, personaliza, comprueba… UCAE Gestor de Visitantes te permite mantener el control de los visitantes de tu empresa, tanto de las visitas planificadas como de las inesperadas. Te contamos cómo y por qué.
En muchos casos los visitantes no coordinan, no es de obligatorio cumplimiento para ellos la gestión de documentación CAE. Sin embargo, quienes participan en la gestión de las visitas y el personal del departamento de prevención agradecerán una ayuda para controlar y gestionar estos accesos. Además de asegurarse que los visitantes reciben y comprenden la información que necesite transmitirle la empresa.
Por tanto, no hace falta solicitarles ninguna documentación. Alivio inmenso. Pero… sí mantener un control y registro de sus accesos, y facilitarles la información necesaria para su estancia en el centro de trabajo.
Una herramienta online como gestor de visitantes
Este proceso debe ser fácil, ágil y eficiente. Con esta vocación lanzamos UCAE Gestor de Visitantes. Una herramienta online que te permite realizar la gestión que necesites sobre tus visitantes, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
En primer lugar y ante todo, esta herramienta cuenta con nuestro firme compromiso en el mantenimiento de la total seguridad de la información, siguiendo los criterios exigidos por la RGPD/LOPDGDD. El mismo que guardamos en cada uno de nuestros servicios y herramientas CAE.
UCAE Gestor de Visitantes es un sistema de Software as a Service, con lo que nadie tendrá que instalarse ningún programa en ningún ordenador o dispositivo móvil. Una aplicación en la nube accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Si necesitas controlar las visitas a múltiples centros de trabajo, ésta es tu plataforma. Puedes realizar esta gestión en cada una de las instalaciones, de forma ordenada, sin un “totum revolutum” de visitantes.
Modifica la planificación de las visitas de forma rápida, a golpe de ratón. Los cambios realizados son notificados por correo al visitante afectado.
Además, los usuarios disponen de diferentes roles (desde recepcionistas hasta anfitriones) y, por tanto, de unos permisos u otros. Lo que te permite controlar quién accede a determinados datos y funciones de la herramienta.
Los anfitriones, por ejemplo, disponen de una agenda gráfica en la que pueden visualizar el registro de visitas ya realizadas y la planificación de las que están previstas. Lo que permite tener identificados en tiempo real todas las visitas en cada uno de los centros de trabajo.
¿Cómo nos aseguramos que las visitantes conocen las normas antes de acceder?
Una vez tus visitantes se registran en la plataforma, ya pueden descargarse la información y normas de la empresa que consideres oportunas. Así como el cuestionario que deberán contestar satisfactoriamente, para garantizar su entendimiento.
Tanto su descarga como la confirmación de que han comprendido la información recibida quedan registradas en la plataforma. El anfitrión recibe entonces un correo informándole de este registro.
Así, si vuelven más adelante ya tendrás constancia de ello y no será necesario repetir de nuevo la descarga y contestación del cuestionario. Será un acceso rápido, solo será necesario registrar su entrada.
Además de todo ello, de forma opcional, unas horas antes del acceso se puede exigir la aceptación de una declaración responsable. En ella se declaran cuestiones relacionadas con la salud como, por ejemplo, en normativa referente al COVID u otras similares.
Si las normas o la información de la empresa se actualizan o modifican el programa avisa de su caducidad, y solicita al visitante que repita el proceso de descarga, confirmación y formación antes de su acceso.
Además, según sea la visita y las zonas a las que tenga que acceder (almacén, planta de producción, oficinas…), el visitante puede recibir una formación personalizada. Es decir, que la descarga de información que realice corresponda a las características de su visita, tales como las específicas de las zonas por las que va a transitar.
Personaliza tu información y gestiona visitantes inesperados rápidamente
Nuestra plataforma puede serte también útil si necesitas una plantilla, o maquetar de forma personalizada el documento informativo que quieras incluir en estas descargas. También puedes personalizar el cuestionario que deben contestar las visitantes. A tu disposición en UCAE Gestor de Visitantes.
¿Y qué pasa con los visitantes inesperados? También tenemos solución, y rápida. Mediante un código QR el visitante puede acceder rápidamente a la plataforma para su registro y descarga de información, todo en un momento. Sin perder tiempo, pero sin saltarse nada.
En la gestión CAE la agilidad de la herramienta es fundamental. Ésta ha sido una de las máximas en la creación de nuestro nuevo servicio. Agilidad, funcionalidad, comodidad y, por supuesto, con un soporte técnico y humano detrás para que pueda ayudarte ante cualquier incidencia.
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